La representación es una figura jurídica por la cual una persona (representante) ejecuta o celebra actos jurídicos en nombre de otra (representada), realizando tales actuaciones bien facultada por la misma representada, bien designada por la ley para representarla, y teniendo en cuenta que los efectos jurídicos producidos en el ámbito de dicha actuación se producirán exclusivamente en la esfera patrimonial y jurídica del representado, no del representante.
La representación en el procedimiento administrativo viene regulada en el art. 5 LPAC. En este artículo se permite actuar como representante a cualquier persona natural o jurídica, y se presume la representación por la mera manifestación para los actos y gestiones de mero trámite, no así para formular solicitudes, presentar declaraciones responsables o comunicaciones, interponer recursos, desistir de acciones y renunciar a derechos en nombre de otra persona, en que deberá acreditarse dicha representación.
La acreditación de la representación puede realizarse por cualquier medio válido en Derecho, siendo uno de ellos la representación apud acta, incluso electrónica, ante la propia Administración.
Una representación apud acta consiste en la comparecencia del representado ante el órgano al que se va a dirigir por medio del representante en la que manifiesta que va a actuar representado por determinada persona bien para la totalidad de acciones que va a requerir el procedimiento, bien para una en concreto.
Una representación apud acta electrónica se realiza ante la sede electrónica de la administración evitando el desplazamiento al lugar físico, la sujeción a un horario y las esperas que implica, realizándose desde Internet.
El apoderamiento apud acta ante la Administración General del Estado puede realizarse mediante el servicio denominado Registro Electrónico de Apoderamientos (REA). A este servicio se accede mediante el servicio de identificación Cl@ve que permite el uso de un certificado digital reconocido, el DNIe, una clave temporal o una clave permanente. Una vez que hayamos sido autenticados por uno de los métodos expresados se nos solicitará el tipo de apoderamiento que queremos notificar ofreciéndonos tres opciones:
En escritos iniciadores de procedimiento a instancias del interesado no es posible utilizar la tercera opción. Nuestra recomendación es, salvo que se tenga muy claro, utilizar la primera opción teniendo en cuenta que siempre tendremos oportunidad de revocar la representación otorgada desde la misma página web.
Seleccionado el tipo de representación se nos solicitan los datos personales del representante (apoderado) y del representado (poderdante) y se establece el período de vigencia de la representación.
Rellenos los datos, y pulsando el botón de firmar y dar de alta, la representación constará en el registro de forma automática y tanto el representado como el representante podrán ver, en la misma página, los poderes de representación que han emitido, pudiendo revocarlos, y para los que han sido nombrados, pudiendo aceptarlos o rechazarlos.
Figurando el poder de alta en el Registro, el representante lo podrá invocar en sus escritos ante la Administración correspondiente para su ejercicio.
Respecto a los procedimientos ante las Comunidades Autónomas y Entes locales cada uno de ellos suele permitir el apoderamiento electrónico en sus propias sedes electrónicas de manera parecida aunque no tan sencilla. Por ejemplo, la Comunidad de Madrid en el presente enlace permite la presentación del apoderamiento mediante un escrito el cual no se inscribirá en ningún registro con lo que habrá que redactarlo y aportar el recibo de su presentación ante cualquier intervención. Un modelo válido de apoderamiento en este caso puede obtenerse en este enlace para ser cumplimentado y aportado. Afortunadamente cada vez son más los organismos autónomos y entes locales que firman un convenio de colaboración con el REA evitando tener que redactar documentación y tener que aportarla con cualquier escrito.