La Hoja de Encargo, también denominada contrato de prestación de servicios profesionales, es el documento en el que el abogado y el cliente acuerdan las normas que van a regular la relación entre ambos para la realización del asunto encomendado por el cliente.
No debemos olvidar que la relación abogado-cliente se configura como arrendamiento de servicios por lo que lo que paga el cliente es la realización de la actividad, no su resultado, pues este último no depende del abogado. La claridad en la redacción de las actividades y obligaciones de ambas partes facilitará el cumplimiento de sus estipulaciones y ayudará a delimitar con claridad el objeto de la actividad a desarrollar por el abogado y a medir su cumplimiento, fijando las expectativas del cliente.
Por otro lado los contratos en España están sujetos a la autonomía de la voluntad de las partes, solo quedan limitados por la ley, la moral y el orden público de acuerdo con lo que dispone el art. 1255 CC. No obstante, la relación abogado-cliente es una relación desigual en la que una de las partes se supone que tiene amplios conocimientos jurídicos mientras que la otra los tiene escasos o carece de ellos.
Para evitar que esta desigualdad suponga cualquier perjuicio al cliente, el abogado está sujeto a obligaciones legales que se establecen en su código deontológico regulando su actuación, por tanto, existen situaciones que no pueden acordarse, aun cuando el abogado y el cliente se encuentren de acuerdo, ya que vienen dictadas de forma imperativa por la norma con el fin de evitar que una situación mal valorada por el cliente le suponga un perjuicio derivado de su falta de conocimientos jurídicos. Estas obligaciones surgen, básicamente, de las dos cualidades que deben presidir la relación, la libertad e independencia del abogado y la confianza recíproca entre las partes.
La libertad e independencia para el abogado implica el ejercicio de su actividad dentro del marco de la libertad de defensa. El abogado ejerce la libertad de defensa sujeto a los principios de buena fe y de correcta práctica profesional no está sujeto a mandato específico alguno de cómo realizar el encargo encomendado por el cliente eligiendo la estrategia que considere más adecuada y puede obviar cualquier instrucción sobre dicha estrategia, incluso la que le proponga el cliente. Actúa por tanto con total independencia. Para el cliente, tal libertad implica la libertad de elección del abogado con el objeto de satisfacer su confianza en la correcta tramitación del encargo encomendado durante toda la duración de este.
La confianza recíproca supone para el cliente, como ya hemos apuntado, obtener el convencimiento de que su abogado actúa de la mejor manera posible en defensa de sus intereses y para el abogado que lo pretendido y expresado por el cliente es veraz y moralmente lícito, licitud entendida como un interés legítimo puesto que el abogado nunca juzga al cliente.
La principal división de la Hoja de Encargo se realiza entre aquéllas condiciones obligatorias para el abogado a las que el cliente no puede renunciar pues están dictadas para su protección y por lo tanto no son negociables, y las condiciones voluntarias establecidas por las partes para la realización del encargo.
Entre las primeras se encuentran la libertad e independencia del abogado ya expresada, el régimen jurídico de la relación, la obligación de información al cliente de la evolución del encargo, la confidencialidad de la relación y el deber de secreto del abogado, la facultad de resolución del contrato por ambas partes en cualquier momento y las obligaciones establecidas en materia de protección de datos personales del cliente a los que el abogado va a acceder para la realización del encargo.
Entre las segundas se encuentran el alcance del asunto encomendado, la forma en que el abogado va a informar al cliente durante la realización del encargo, los requisitos que debe cumplir el cliente para la correcta realización del encargo, los honorarios del abogado y la forma de pago de los anteriores, además de otras secundarias establecidas por las partes.
Nuestra Hoja de Encargo completa se divide en tres apartados con sus correspondientes anexos si proceden. En el primer apartado se identifican las partes que suscriben el contrato, nosotros como abogados y el cliente que realiza el encargo.En el segundo apartado se detalla la pretensión del cliente, lo que es objeto de encargo y se compromete a realizar el abogado. En el tercer apartado se establecen las condiciones para la realización del encargo, identificando claramente aquellas condiciones que no son negociables, por venir impuestas por la norma, de aquellas negociables entre ambas partes.
Para ofrecer la máxima transparencia y la posibilidad de negociación al cliente siempre facilitamos una propuesta de hoja de encargo con al menos veinticuatro horas de antelación. En la propuesta, además de identificar las condiciones negociables de las no negociables, subrayamos las disposiciones que obligan al cliente de una u otra forma. Esta forma de actuar permite al cliente aclarar cualquier duda que tenga sobre la forma de desarrollo del encargo, conocer las obligaciones a las que se compromete y tener la oportunidad de sugerir los cambios que estime necesarios en las condiciones negociables. Producida la negociación anterior se redactará el contrato definitivo que suscribirán ambas partes obligándose desde ese momento.
Hemos pretendido con este funcionamiento dotar de transparencia absoluta a la relación abogado-cliente pues entendemos que esta es la única manera de ganarnos la confianza del cliente sin depender del resultado del encargo y garantizando al cliente por escrito que forma parte del encargo y que queda fuera de él, que derechos tiene y como ejercitarlos, como será informado del devenir del encargo, cual será la cantidad máxima de honorarios que pagará por la prestación y como y cuando deberá pagar estos.
Mientras las condiciones negociables podrán modificarse a petición del cliente, lo que podrá implicar una afectación a otras cláusulas como el precio, las condiciones no negociables son inamovibles y se reproducen en todos los caso en que el encargo no consista en un mandato expreso.
Estas son las condiciones innegociables de nuestra hoja de encargo:
Régimen de la relación. La actuación del LETRADO se efectuará con arreglo a las normas deontológicas de la abogacía europea.
La relación entre el LETRADO y el CLIENTE está basada en la confianza entre ambas partes y en la independencia del LETRADO en la realización de su labor.
La confianza implica la obligación del CLIENTE de manifestar al LETRADO todo lo que sepa sobre el asunto, siendo consciente de que lo que no manifieste podrá hacer inútil su defensa. Igualmente, el CLIENTE se compromete a proporcionar diligentemente al LETRADO cuanta información y documentación sea relevante, o pueda serlo, para la realización del encargo encomendado.
La independencia implica que El LETRADO utilizará lo que estime necesario de la información y documentación facilitada, absteniéndose el CLIENTE de indicar al LETRADO cuáles y cómo debe utilizarlas y aceptando que el asesoramiento y defensa proporcionados por el LETRADO no comprende conducir el encargo en la forma en la que el CLIENTE considere que es más adecuada, sino en darle una opinión cualificada sobre el caso y las expectativas de éxito de sus pretensiones, poniendo los medios adecuados para su defensa sin que ello implique obligación alguna de conseguir el resultado esperado al no poder el LETRADO garantizar este.
Obligaciones de información del LETRADO. El CLIENTE admite con la firma de este documento que ha sido informado (1) del derecho a solicitar la asistencia jurídica gratuita por sus circunstancias personales y/o económicas manifestando que no cumple los requisitos para su obtención o que, aun cumpliéndolos, renuncia a ellos, (2) las consecuencias que puede tener una condena en costas y (3) la opinión del LETRADO sobre las posibilidades de sus pretensiones y resultado previsible del asunto, incluyendo las posibilidades de negociación extrajudicial para poner fin al litigio. Se resumen las anteriores informaciones en los ANEXOS III y IV de este documento.
Junto a lo anterior, el LETRADO informará al CLIENTE de la evolución del encargo encomendado y de sus posibilidades de éxito dada la profundización en el conocimiento del asunto, las resoluciones transcendentes, los recursos, las posibilidades de transacción, la conveniencia de acuerdos extrajudiciales o judiciales o las soluciones alternativas al litigio que surjan durante la realización del encargo, proporcionando al CLIENTE, siempre que lo permita el secreto profesional y que el CLIENTE lo requiera, copia digital de los diferentes escritos que se presenten o reciban, de las resoluciones judiciales que le sean notificadas y de la grabación de las actuaciones que se hayan producido.
Confidencialidad y deber de secreto. El LETRADO, incluyendo los abogados asociados, sus colaboradores, empleados y el personal auxiliar que le preste sus servicios, tiene la obligación de mantener secreto de lo tratado con el CLIENTE configurándose como confidencial cualquier información facilitada en el ejercicio del derecho de defensa. Este derecho implica también que el LETRADO y las personas mencionadas no podrán utilizar tal información más allá de dicho ejercicio y que lo tratado con el carácter de secreto no podrá ser utilizado en contra del CLIENTE en ninguna instancia salvo lo posteriormente señalado. Adicionalmente, el LETRADO exigirá la confidencialidad debida a cualquier colaborador externo a su despacho para la tramitación de este encargo.
No obstante, el deber de secreto profesional está limitado en cuanto a las normas de prevención de blanqueo de capitales y financiación del terrorismo las cuales pueden situar fuera del secreto profesional el encargo encomendado y obligar al LETRADO a informar a las autoridades financieras sobre los datos de los que tenga conocimiento. Igualmente, el LETRADO podrá hacer uso de información sometida al secreto profesional para la propia defensa disciplinaria o en procedimientos de reclamación civil o penal derivados de su actuación en la ejecución del encargo.
Resolución del contrato. La independencia del LETRADO y la necesaria confianza entre el LETRADO y el CLIENTE implican que el LETRADO podrá no aceptar otros encargos del CLIENTE o renunciar al encargo encomendado y que el CLIENTE puede prescindir de los servicios del LETRADO; en ambos casos en cualquier momento y sin aducir razón o motivo alguno.
La única obligación impuesta al CLIENTE que prescinda del LETRADO, una vez iniciada la realización del encargo, es la de satisfacer los honorarios, gastos y suplidos devengados hasta ese momento.
El LETRADO facilitará la venia al sucesor elegido por el CLIENTE remitiéndole el expediente del encargo planteado. Los gastos de remisión del expediente, si los hubiera, serán en todo caso de cuenta del CLIENTE.
La renuncia del asunto por parte del LETRADO se realizará mediante una notificación fehaciente en el domicilio del CLIENTE; no obstante, continuará con la defensa del CLIENTE para las actividades perentorias que no puedan esperar al nombramiento de sustituto y pudieran producirle indefensión, serán de cuenta del CLIENTE los honorarios y gastos originados hasta su efectiva sustitución de acuerdo con la cláusula siguiente.
Tratamiento de los datos personales. El CLIENTE es informado y acepta que sus datos personales, incluyendo grabaciones de sus conversaciones remotas o presenciales con el LETRADO, (1) serán tratados por este con la finalidad de la gestión del encargo, realizando el tratamiento con (2) la legitimación establecida en el art. 6.1.b) RGPD por cumplimiento de una obligación contractual, respecto de la realización del encargo, y por el art. 6.1.c) RGPD por cumplimiento de una obligación legal, respecto de la facturación del encargo, (3) siendo potenciales destinatarios de estos procesamientos la administración, los tribunales, colaboradores intervinientes de la administración de justicia y las partes contrarias involucradas en el encargo, así como la entidad bancaria del LETRADO, la administración tributaria o de la Seguridad social y cualquier otra persona u organismo público o privado requerido para el buen fin del encargo; serán considerados terceros las personas dependientes del LETRADO el cual (4) conservará los datos hasta la finalización del encargo y, una vez finalizado, los limitará y archivará durante el plazo previsto por la legislación para la prescripción de responsabilidades del LETRADO.
El CLIENTE tiene, respecto del tratamiento anterior, los derechos de acceso, supresión, limitación del tratamiento, rectificación y cualquier otro que pudiera corresponderle; derechos que podrá ejercitar ante el LETRADO por escrito en el domicilio expresado.
Respecto a las condiciones negociables estas regulan el objeto del contrato, la forma de comunicación entre las partes, los deberes de apoderamiento, las posibilidades de colaboración que puede recabar el letrado y su impacto en los honorarios, el deber de confidencialidad del cliente, los honorarios incluyendo su contenido, la forma de pago y la manera de satisfacer otros gastos del encargo que no son estrictamente honorarios como, por ejemplo, los gastos y suplidos. Estas condiciones se facilitan para el caso concreto en la primera reunión con el cliente.